ExcelからCareMakerへ。管理者を悩ませていたスケジュール作成業務に割く時間がおおよそ半減し、残業も削減

公開日：2024/09/27

沖縄県にて、1987年に高齢者医療の専門病院・北中城若松病院を開院されたことに起源を持つ特定医療法人アガペ会様。認知症になっても安心して医療を受けられるようにと始まった当院は、認知症病棟、内科一般病棟、回復期リハビリ病棟、神経難病や意識障碍者のための病棟、重度の寝たきりの方のための病棟と機能分化されてきました。また、在宅医療と介護を支えるために、介護老人保健施設若松苑、デイケア（通所リハビリ）とデイサービス（通所介護）、認知症デイケアとデイサービス、小規模多機能施設、訪問看護、訪問介護、訪問リハビリ、グループホーム、ケアプランステーションなど複数サービスを法人内に開所し、その方の必要な医療とケアを提供できる体制を整えてこられました。

今回は、同法人の訪問看護ステーション若松 管理者の比嘉様に、CareMakerを導入された背景や導入効果について、お話をお伺いさせていただきました。

[1] 従来のExcel管理では残業＆漏れが度々発生しており、CareMakerを導入

——— CareMakerの導入目的や当時の課題について教えてください。

スケジュール作成にかける時間削減と、訪問漏れの防止の2点が主な目的でした。

スケジュール作成は週に1回翌週分を作る形で運用していましたが、時間で言うと4時間ぐらいはかかっていました。Excelを使って事業所のパソコンで操作していたため、業務時間内に終わらず残業することや、休日出勤して作成していることも度々ありました。

特に時間がかかっていたのは、弊ステーションでは利用者様ごとに担当できるスタッフは2-3名の担当制を採用していますが、前回訪問に行ったスタッフをカルテで見ながらなるべく重複がないように考慮したり、一通り作った後に漏れがないか何度もチェックしたりなどといった作業でした。それだけチェックしても人力ではミスが起きうるので、時間的にも精神的にも負担感は大きかったです。

[2] 導入後、スケジュール作成にかかる時間は半減。訪問漏れも防止できるように

——— CareMaker導入後に得られた効果はいかがですか？

週に4時間かけていたスケジュール業務が2時間ぐらいに半減しました。

要因はいくつかありますが、まずはExcelと違って先々の予定もベースとして登録され続けているので、ゼロから作り始めなくて良い分作成の手間が減りました。

また、前回訪問に行ったスタッフもアシスト情報として表示してくれるので調整の際に考慮しやすかったり、スタッフの勤務表とも連動しているので休みを考慮した予定作成が視覚的にやりやすかったり、必ずしも事業所のパソコンではなく出先や自宅でもタブレットなどを使って調整ができたりと、Excelで感じていた細々な手間がCareMakerによっていずれも解消できている実感があります。

加えて、CareMakerでの管理になったことで、漏れが起きる心配も減りました。人力では限界を感じていたので、システム化できて良かったなと思います。

——— 導入効果を実感いただいているとのことで大変嬉しく思います。CareMakerを導入するにあたって、大変だったことはありますか？

初期のデータ準備などは少し大変でしたが、その後の運用をExcelから移管していく事に関してはそこまで大変さはなく案外スムーズにいきました。

要因としては、CareMakerさんのご担当者によるサポートの手厚さと、スタッフの協力があってこそだと思います。

ちなみにスタッフからも、自分の予定がいつでもすぐにスマートフォンから閲覧ができることは好評であり、移行後に特段大きな不満も出なかったので安心しました。

移行自体はスムーズに出来ましたが、自動作成の機能などまだ十分に活用しきれていない部分もあるので、これからより一層活用の幅を広げていきたいと思っております。

——— 貴重なお話をお伺いさせていただきありがとうございました！今後ともご活用よろしくお願い致します。