8枚の紙を使ったアナログなシフト調整がCareMaker1つで完結。負担が大きく解消し、1日のシフト調整が最短10分に
公開日：2024/07/25
全国に多数の病院や医療関連事業所を運営されている、日本最大規模の医療法人徳洲会様。
今回は、同法人の訪問看護ステーションかいづか支所様において、CareMakerの導入経緯や導入後の効果、また導入にあたっての苦労についても、管理者の竹内様・CareMaker導入推進者及びスケジュール調整担当の宮澤様に詳細なお話をお伺いしました。
[1] 非担当制の方針×アナログな紙管理で、シフト調整に費やす時間は毎日約1.5時間
——— はじめに、ステーションの特徴や方針について、ご紹介をお願いします。
当ステーションは、介護保険では「看護体制強化加算I」医療保険では「機能強化型管理療養費2」を届出しております。
現在の規模としては、常勤/非常勤合わせて看護師8名で96名の利用者様を担当させていただいております。医療保険比率は15%ほどですが、介護保険でも特指示に切り替わる利用者様も一部いらっしゃったりと、短期間での訪問の予定や頻度の変動はあります。
ステーションの方針として、従業員目線の働きやすさを考えて「勤務希望が100％通る」ステーションであることを重要視しており、その中で利用者様の病状や障がいの程度も幅広く看護師の能力も様々であることから、「受け持ち制ではなく、スタッフ全員で全ての利用者様へ訪問が出来るようにする体制作り」に努めています。従って訪問シフトを調整する上でも、この点を考慮することが重要になります。
——— CareMakerの導入前に抱えていた課題について教えてください。
元々の管理方法がホワイトボード→紙とアナログな管理の変遷を辿ってきていましたが、日々時間的・精神的な負担を感じていました。
具体的には、CareMaker導入時は紙での管理でしたが、「シフト用紙（１週間分/枚）」「勤務表」「月間訪問予定表」「基本訪問予定表」「スタッフの訪問希望メモ」「スタッフ別の利用者訪問経験チェックシート」「前・前々週迄のシフト表（直近過去の訪問者記録）」「カルテ（必要時）」と、合計8枚もの紙を机の上に並べながら、1日あたり1〜1.5時間は要してシフト作成していました。業務内に終わらず残業や休日出勤をせざるを得ない時も多々ありましたし、一度作成しても日々状況の変化による修正もあり、更にプラスの調整時間がかかっていました。
さらにもう一つの観点で、紙管理によって転記ミスや記載漏れ、修正が重なることで書き込みがかなり多くなり見づらい等によって、訪問ミスに繋がることも多々ありました。
こういった状況によりスケジュール管理者としては、時間を要して作成することが負担になっていた上に、漏れがないかと日々気を遣うことも精神的なストレスは多く、振り返ると導入前は毎日とても大変な日々でした。
そんな時に、悩まされていたシフト管理の負担を削減できるかもしれないCareMakerというツールがあるということを知り、導入するに至りました。
[2] 導入により、1日のシフト調整が最短10分で終わるほどまでに業務負担が改善
——— CareMaker導入後に得られた効果はいかがですか？
まずは、スケジュール調整に割く時間が大幅に減少しました。導入前は毎日1~1.5時間もかけていましたが、今では1日のシフトを調整するのが10分程度で終わる日もあります。また、シフトだけでなく勤務表の作成もCareMakerによって作成が効率化出来ています。
従来の管理では、前述の通り8枚の紙を机の上に並べて見比べるという大変さがありましたが、CareMaker導入後はそれらが不要になり、CareMakerだけでシフト調整が出来るようになりました。
また、CareMakerの特徴であるAIによるシフト最適化を活用することによって、私たちが大事にしている「全スタッフが全利用者を訪問できるようにする」という状態を担保するための「訪問スタッフに偏りがないことを考慮したシフト調整」もAIが自動で行ってくれることがとても助かっています。
もう1点、訪問ミスに関しても、紙から脱却してCareMakerで予定を管理できるようになったことで、漏れが起きる心配が大幅に減りました。
元々、訪問の際にスタッフが利用者様に対して次回の訪問確認を行うようにしているのですが、CareMaker導入後は確認をしたらスタッフが色変更したり、変更内容はLINEで調整者に共有が出来るようにしたりするなど、CareMakerの導入を機にスタッフを巻き込んだシフト調整の漏れを起こさない業務フローを合わせて整備しました。
その過程にあたっては、CareMakerの担当者様にも相談に乗っていただきました。
[3] アナログからの移行ということもあり、導入作業や操作の慣れは実際大変ではあった
——— 導入にあたって、大変だったことについても率直にお伺いさせてください。
正直、導入作業は思ったより大変だったのと、操作を理解して使い方に慣れるまでに思ったより労力がかかりました。
導入前は、「準備にそこまで時間もかけずともAIが良い感じに調整をしてくれるツール」といったように少し気楽に捉えすぎてしまっていたこともあり、導入初期は利用者情報の入力などに一定の労力を割かないといけないと知って、元々アナログ管理だったこともありその準備がとても大変だったことを覚えています。
また、連休が重なる慌ただしいタイミングで導入を進めてしまったので、落ち着いたタイミングで進めるべきだったなと後から思いました。CareMakerとは関係ないところで組織的にも忙しいタイミングだったので、操作を理解するのも中々時間がかかり、正直に言うと導入進行を諦めかけたこともありました。
ただ、担当者様は私たちのことを積極的に理解しようと向き合ってくださっていましたし、こちらも包み隠さず現状を全て伝えながら一緒になって進められたことで、何とか導入を前進させることができました。
その後、タイミング的にも落ち着いてきた中で、操作理解やステーション内への浸透も無事に進み、今となっては皆CareMakerに慣れて日々の業務の中で十分に使いこなせています。
導入時に短期的にはステーション側も準備に割く労力は必要であることは理解しておくべきでしたが、これは、従来記憶や感覚で行っていたやり方やバラバラにある情報を手作業で都度更新作業していたことを利用者・従業員の様々な情報を一元化することができるとても重要な作業でした。
それを乗り越えると、その作業を担当者様のサポートもあって行えた事で、結果的にはシフト管理が事務所以外のどこででも見直せる上に誰もができることで、シフト管理にかかっている負担が大きく減らせているので、導入して良かったなと感じています。
——— 本日は貴重なお話をお伺いさせていただきありがとうございました！今後ともCareMakerの活用を、どうぞよろしくお願い致します。
