AIによるシフト最適化でスケジュール調整業務が70%以上削減。AIが組む公平感と分かりやすいデザインで、現場からも高評価

公開日：2024/07/22

大阪を中心に関西や関東で、半日型のフィットネスデイサービスや入浴＆リハビリデイサービス、1日型リハビリデイサービス、児童発達支援・放課後等デイサービス、訪問看護・リハビリ・鍼灸、小規模多機能型居宅介護など複数の事業を展開されている株式会社ビーナス様。今回は、同社でCareMakerの導入を推進いただいた古藤様と山本様に、CareMakerを導入される前のスケジュール管理の課題や導入後の効果について、お話をお伺いさせていただきました。

[1] 現場の多大な負担を解消するため、取り組みのパートナーとして特に信頼がおけると感じたCareMakerを導入

——— CareMakerの導入前に抱えていた課題について教えてください。

訪問看護のスケジュール調整の時間削減が課題で、おおよそ週に10時間ぐらいはスケジュール調整に時間を費やしており、管理者業務の大半を占めている状況でした。

導入前はスプレッドシートを使ってスケジュールを管理していましたが、一度立てた予定が変動することが多かったり、ベースを組む際になるべく訪問するスタッフに偏りがないように考える為に過去の予定を見る必要もあったりと、スプレッドシートだけではやりづらさがあり、結局紙に印刷した上で紙の中で調整をしていることが多かったです。

そういった現場の課題感があった中で、展示会でCareMakerのことを知ったことをきっかけに導入を検討しました。

——— ご検討いただいた中で、CareMakerを評価いただいたポイントはどういった部分でしたでしょうか？

前提としてツールの使用感も問題なかった前提ですが、特に評価させていただいたいポイントは2点ありました。

1点目は、CareMakerメンバーの対応の誠実さです。

こちらが同じ質問を何度もしたり、初歩的なことを聞いたりしたとしても、どの方もいつも嫌な顔せず誠実にご回答いただけたり、あとはこちらの質問に対する回答がいつも早いことも信頼ができました。弊社も人対人のサービスを提供しているため、こういった人の部分の信頼性は非常に大事にしており、そういった点で信頼がおけるCareMaker社とは中長期でお取り組みをご一緒できるイメージも持てました。

2点目は、機能改善のスピードの速さです。

導入前は会話する中での期待が持てたことが大きかったですが、実際導入後には特にその速さや柔軟性を実感しました。

昨今は弊社もあらゆる業務でIT化を推進していることもあり、ITベンダーとは10社近くお付き合いがありますが、CareMaker社は他と比較しても圧倒的に開発の意思決定と実行のスピードが速いと感じます。

他の導入ステーションの意向もあるでしょうから、もちろん全ての要望がすぐに反映される訳ではないことは理解していますが、しっかりと背景をヒアリングいただいた上で、複数社にとって良い影響がある機能はすぐに開発を進めようとしていただける印象です。

例えば、複数スタッフでなるべくローテーションしながら訪問する・訪問件数を均一化するなど、オンコールがある中で多くのスタッフの目で平等に担当できる状態を作るために必要な調整を自動化するための機能などは、弊社が意見を挙げてから1ヶ月以内に実装していただきました。

[2] CareMakerの導入により、10時間かかっていたスケジュール調整業務が3時間ほどに削減

——— CareMaker導入後に得られた効果はいかがですか？

元々週に約10時間はスケジュール調整に時間を割いていましたが、CareMaker導入後は70%減の約3時間に削減することができました。

後から導入したサテライトの事業所においては、元々週に3-4時間かかっていたところが30分で済むようになったので、約1/10に負担が削減できています。

ここまでの時間削減に繋がっているのは、やはりCareMakerの主要機能である「シフト最適化」を使ったAIによる自動調整の影響が大きいです。

導入当初は、期待する結果にはもう一つ及ばない時もあったのですが、前述の通り現場感を理解した機能改善を行っていただいたり、打合せなどを通して担当の方がより良い使い方や必要な設定のフォローを細かく行ってくれたりしたおかげで、AIを活用したスムーズなスケジュール調整を実現することができました。

今振り返ると、導入前はスケジュール調整が終わらず帰れないことも多々ありましたが、CareMakerを導入したことでスケジュール要因で帰れないことはまず無くなったので、導入して良かったなと実感しています。

また、別の観点では、CareMakerでスケジュール管理をIT化したことによって、スケジュールの漏れが無くなったり、視覚的に空き枠が分かりやすくなったことも導入して良かった点です。

さらに、CareMakerは出先でもタブレットやスマホで使えるので、緊急の際もスタッフ間でスケジュールを見て指示し合いながら調整を行える状態にまでなっており、現場のスタッフからも評価は高いです。

——— 一方で、CareMakerを導入する上で大変だったことはありましたか？

導入前のスプレッドシートとデザインが少し異なっていたこともあり、最初は見慣れるのにどうしても少し時間はかかりました。

とはいえ、ITに馴染みのないスタッフも多い我々のような業界においては、分かりやすいシステムじゃないと現場には全く受け入れられないので、結局現場に馴染んで使われているのは、CareMakerが現場に即した分かりやすいシステムだったということに他ならないと思います。また、分からないことがあった時にすぐにお答えいただけるサポート対応にも感謝しています。

少し話は逸れますが、付随して現場スタッフがどこまでCareMakerの機能を触れるかという権限の管理ができる点は有難いです。

過去の管理では、各スタッフが知らない間に予定を修正していてトラブルになったりすることも多かったので、そういった点を権限で制御しつつ管理できることはトラブルの防止になっています。

当初は現場スタッフからすると関与できる部分を制限された、というネガティブな意見も一部あったのですが、CareMakerはAIが感情を抜きにして公平かつ客観的な調整を行ってくれるため、「AIが組んだスケジュール」というのは現場の納得感を得やすいとも感じます。

——— 本日は、貴重なお話をお伺いさせていただきありがとうございました！今後ともCareMakerのご活用を何卒よろしくお願い致します。