「ターミナル支援」「小児・医療的ケア児の支援」を強みにする名古屋の老舗訪問看護ステーションが、計3事業所で実現した業務改革に迫る

公開日：2024/07/02

愛知県名古屋市で訪問看護ステーションを3事業所、訪問介護ステーションを1事業所、ナーシングホームFOREST天子田（住宅型有料老人ホーム）1店舗を運営されている株式会社栖のき様。

今回は、同社取締役の山本千紗様に、CareMaker導入の経緯や決め手、導入後の効果について、詳細にお話をお伺いさせていただきました。

[1] 医療比率が高いことも相まって、管理者に集中していた深刻なスケジュール管理負担が大きな組織課題に

——— はじめに、貴社の法人及びステーションの特徴について、ご紹介をお願いします。

弊社は、『人の痛みに寄り添い　命の尊さを大切に　心の通い合う日々を提供します』という企業理念のもと愛知県名古屋市で訪問看護ステーションを3事業所、訪問介護ステーションを1事業所、ナーシングホームFOREST天子田（住宅型有料老人ホーム）1店舗を運営している会社です。

CareMakerを導入しているのは訪問看護ステーション3事業所になりますが、弊社の訪問看護ステーションは、2012年に名古屋市昭和区に1店舗目となる「訪問看護ステーションゆめの葉」を開設しました。以降名古屋市緑区に「ゆめの葉・翠」、名古屋市守山区に「ゆめの葉・杜山」と続いて事業を展開してきました。

現在では名古屋市全域および近隣の市町を訪問させていただいている、老舗の訪問看護ステーションとして知られるようになりました。3つの事業所の利用者数は250名程、所属している訪問職員は常勤非常勤合わせて35名程となります。

それぞれのステーションの規模の違いはありますが、共通する特徴としては、「ターミナル支援」「小児・医療的ケア児の支援」を強みとしています。そのため医療保険で訪問対象の利用者様の割合が多く、6割から多い時では7割の方が、医療保険で訪問看護を利用されています。

——— CareMakerの導入前に抱えていた課題について教えてください。

管理者のスケジュール管理業務負担の削減が、当時の深刻な課題でした。具体的には、管理者業務の半分と言っても過言ではないほど、スケジュール管理に労力をかけていました。

弊社では管理者も訪問に行く体制を取っているので、管理者は管理業務だけでなく、ケアやそれに付随する業務にも当然時間を取られることになります。結果として管理者はいつも多忙で、スケジュール管理業務はどうしても後回しになってしまうため訪問終了後の残業が定常化してしまったり、仕事を持ち帰って自宅で調整せざるを得ない、といった事も起きていて、管理者を心身ともに疲弊させてしまっている状況でした。

私自身も元々管理者でしたので気持ちがよく分かるのですが、夢の中でもスケジュールを組んでいる夢を見てしまう・・なんて話もあったぐらいです。

[2] 比較検討した上で、機能改善への柔軟性が高いCareMakerを導入

——— 管理者様の大変さが凄く分かるエピソードで、過去の事とはいえとても胸が痛い気持ちです‥。そういった切迫感があった中で、CareMaker導入までに至ったキッカケや決め手をお伺いできますか？

検討から導入までを進めていったのは取締役の私自身でした。前述のような管理者たちの負担を見聞きする中で、この負担をどうにか解消しなくてはと思いましたし、私の考えとしては、管理者も職員も心に余裕がないと、利用者様に対して思いやりのあるケアや声掛けができないと考えていますので、利用者様へ提供するサービスの質にも直結する大きな課題だと強く感じていました。

そういった中で、この課題の解決に繋がるITサービスはないかと、色々と調べていく中で候補の1つとしてCareMakerのことを知りました。

他のサービスとも比較検討したのですが、CareMakerを導入する決め手になったポイントは大きく3点ありました。

1点目は料金体系が分かりやすくシンプルであったこと、2点目はステーションの要望を取り入れて柔軟な機能改善をしてもらえそうな点が期待できたこと、そして3点目は職員が出先からシフトをスマホで閲覧しGoogleMAPと連携しながらすぐにルートを確認できる容易さ、この3点をもってCareMakerを導入することに決めました。

ちなみに2点目については、実際に導入後に弊社の要望を踏まえた機能改善を行っていただいている部分も多数あると聞いています。また、すぐには実現できないことがあっても真摯に向き合っていただき、現行の運用での代替え案も共に検討してアドバイスを頂いたりと、弊社の課題に伴走していただいていると感じて心強く感じています。

[3] 1事業所で導入後、管理者の負担が大きく削減・訪問漏れもゼロに。成功体験を元に、3事業所全てに導入を拡大

——— CareMaker導入後に得られた効果はいかがですか？

まず何より良かったのは、当初の導入目的であった管理者の負担が減らせたことです。1日に1.5～2時間ぐらいはシフト調整の時間を削減できたのではないでしょうか。

要因として、CareMakerはサービス計画に基づく土台のスケジュールを自動で立ててくれるので従来のExcelでシフトを作成するよりもかなり工程が少なく済み、AIの自動提案や提示された移動時間を元にスケジュールを調整する作業も、ドラッグ＆ドロップ操作を用いて容易に行うことができるので、シフトを組む作業が楽になったと聞いています。

また、医療保険の利用者様は、訪問時間の変更やキャンセルが発生することも多いですが、その際にも予定変更が訪問先からでもスマホやタブレットで操作できるので、隙間時間で対応できるようになりました。これまでのExcelはパソコンではないと操作しづらく、事業所に帰ってからでないと作業できなかったことも課題になっていたため、この点も改善できてよかった点です。

結果として、導入後に管理者たちからは、負担になっていたシフト調整の負担が軽減されて、時間と心に余裕を持つことができるようになったと聞いて、一安心しています。

また加えて、以前はアナログ管理から起きていた訪問予定のシフト漏れもCareMaker導入後にシステム管理ができたことで無くすことができたので、この点でも導入効果は実感しております。

——— 管理者様の負担が無事に削減できて、我々も一安心です。逆に、CareMakerを導入する中で大変だったことや、それをどう乗り越えたかもお伺いできますか？

職員の中には、どうしてもこういったITツールに対して苦手意識をもつ職員もいるので、当初は否定的な意見もあり、現場ではアナログ管理からシステム移行する過程は大変な部分もあったと聞いています。

その課題を乗り越えるために工夫した事は、今までの運用と並行してCareMakerのシステムを使用していき、時間をかけて徐々に切り替えました。そして、スモールスタートから成功体験を作って導入を進めたことです。

具体的には、3事業所あるうち、最もITツールに苦手意識がない1事業所から導入を行い、そこでシステム運用が軌道に乗って効果を実感した上で、その成功体験を持って他の2事業所に導入を拡大していきました。

また、職員単位で見てもITツールを得意とする若手の職員から積極的に使ってもらい、苦手な職員を事業所内でフォローしていただいたことで、システム移行することができました。

今後CareMakerを導入するステーション様にも、まず前向きに進められる職員から、小さく成功体験を作って浸透していくやり方は良い方法かもしれないです。

——— 最後に、今後のCareMakerに期待することがあればお伺いさせてください。

訪問スケジュールの業務の負担は削減できてきたので、他の業務の機能も追加していただけないかとご相談させていただいており、これからも現場の声を取り入れて機能を拡大していただけたら有難いと思っています。

具体的には、利用者様の月間のサービス計画と訪問職員の就労パターンをマッチングさせて、AIで1ヶ月分の勤務表を作成したり、請求ソフトと連携してCareMakerの訪問予定と実績の入力などが実現できると、更に業務の負担を減らすことができると考えています。

前者の勤務表に関してはCareMakerさんが先日、新サービスの「勤務表自動作成」をリリースされたと伺っていますので、今後弊社も折を見てトライしていきたいなと思っています。記録の入力業務はまだ電子化できておらず課題が残っているので、CareMakerさんに協力いただいて業務全体をなるべくデジタルで一元管理できるような仕組み作りを、今後より強化していきたいと思っています。

——— 本日は細部まで詳細なお話をお伺いさせていただきありがとうございました！弊社もより一層、貴社の次の課題の解決に向けて伴走させていただきますので、今後ともどうぞよろしくお願い致します。