シフト作成の課題を解消し、スタッフ間のコミュニケーションも活発化

『手に心を込めて温かい眼差しで』看護ができるを目指して訪問看護ステーションを運営している株式会社てとめとて 代表栗原様に、CareMaker導入の背景や効果についてお話をお伺いしました。

ーー まずは簡単に貴社のご紹介をお願いします

茨城県・千葉県を中心に「手に心を込めて温かい眼差しで」ができる看護を目指した訪問看護ステーションを運営しています。

社名の「てとめとて。」の由来のとおり、「手」と「目」で利用者をよく看て、そこに看護師さんやお医者さん・家族が「手」を取り合って支え、「。」のようにお看取りという人生最後の達成ができる看護を目指しています。

また、土日問わず365日24時間運営しており、多くの利用者の方に安心してご利用いただけるのも特徴です。

ーー これまで抱えていたスケジュール課題について教えてください

シフト作成時間の長時間化とスタッフへの共有が抱えていた大きな課題でした。

以前はホワイトボードでシフト管理を行っていましたが、シフト作成する上で効率回れる訪問ルートを考えるのと、終業時間内で仕事を終わらせられるように調整することに時間がかかっていました。

ホワイトボードであることからシフト作成は事業所内でしか行うことができず、訪問後に夜遅くまでシフトを作成することも度々。また、変更がある度にスタッフへ写真を撮って共有する必要があり、勤務時間外にシフト変更の連絡が複数来ることでストレスを抱えさせてしまっている部分もありました。

変更する度に写真を共有するので、何が最新のシフトかわからないとスタッフから意見が上がることもあるといった課題があったので、オンラインでスケジュールを管理できれば、課題が解決できると思いスプレッドシートを導入したこともありましたが、結局ホワイトボードから脱却できずうまくいきませんでした。

ーー CareMaker導入の経緯や理由を教えてください

要望に対する対応力とシンプルな操作性に魅力を感じたのを覚えています。

スタッフも増えてきて現状のスケジュール管理に課題を抱えている中で、知人からCareMakerを教えてもらい、知人からは「事業所ごとに期待を満たせるように、要望に応じて製品をカスタマイズできる会社だ」とおっしゃており、私たちが抱えているルートの効率化やスタッフへの共有という課題も解決できると思い導入を決断しました。

実際に使ってみると新規シフトの追加や既存シフトの編集方法がシンプルであり、操作していて複雑に感じた部分がありませんでした。また、その日の訪問の流れだったり週間の予定が一目で確認できることも魅力的でした。操作が複雑だったら、使おうという気にならなかったかもしれません。

ーー CareMaker導入後に得られた効果（業務量の軽減など）はいかがですか

CareMakerを導入したことで、シフト作成時間が格段に短くなりました。

緊急の訪問が入った場合、空き枠をすぐに確認できるので、あまり考えずにシフトを作成できるようになりました。また、訪問予定の前後の移動時間がわかるナビゲーション機能が充実しているので、ルート効率を考えながらシフトを作成することも簡単になりました。

今までは訪問後に遅くまで作成業務を行っていましたが、ウェブ上でシフト作成が行えるため訪問と訪問の間のスキマ時間で作成業務を完了できるようになり、負担がとても減りました。

さらに、シフト作成時間が削減されただけでなく、スタッフ間のコミュニケーションがとても増えました。例えば、シフトが急に変更になった時、スタッフそれぞれ自分のシフトを確認して「ここなら私は入れますがどうですか」と自ら提案してくれることもあります。今まで1人で行っていた作成業務が、スタッフの意見も取り入れることができているのも助かっています。

ーー 今後もCareMakerに期待することを教えてください

スマートフォンやタブレットでもパソコン同等の機能・操作ができるようになっていくことに期待しています。

この業界では訪問のスキマ時間とかにスマートフォンやタブレットで、シフトを作成したり調整したりする事業所も多いので、スマートフォンやタブレットを主に使う場合、限られた時間の中でシフトを作成したり調整したりするので、「パソコンではできるのに…」という部分を改善して、操作が楽になってくると嬉しいです。

ーー モバイルの操作性改善はもちろん、今後も柔軟なカスタマイズにより、解決できる課題を増やしていきたいと思います。今後ともご活用よろしくお願いいたします！