必要な人にサービスを”当たり前に・早く”提供するためにCareMakerを導入した背景とは？

『必要な人に必要なサービスを当たり前に提供していく』という想いを大切に、小児専門の訪問看護を展開している東京療育・家族支援訪問看護ステーション 代表渡邉様・高橋様に、なぜCareMakerを導入する必要があったのか、その目的や導入効果についてお話をお伺いしました。

ーー まずは簡単に貴社のご紹介をお願いします

小児専門の訪問看護ステーションを経営しており、『必要な人に必要なサービスは当たり前に提供していく』サービスを大事にしています。

小児専門の訪問看護ステーションは都内でもとても少ない状態で、必要なサービスを受けたくても受けることができない人がたくさんいます。私達は小児専門にすることで、今まで他のステーションさんでは断られていたような事があり思うようなサービスを受けられなかった方にも寄り添い、一人ひとりにあった形の支援ができるよう心がけています。

また、“安心”“安全”はもちろんのこと、ご家族が大切にしていることを私達も大切にしていき、ご家族がやってみたい“やりたい”を一緒に叶えていきます。訪問中だけなく不安は常に付きまとうため、すぐに相談ができる体制を整えていることも特徴です。

ーー これまで抱えていた課題について教えてください

医療的なケア児の方々を含むご家族様に対して訪問看護を提供するにあたり、退院した直後は多分ピークで不安で、そこにタイムラグなくサービス提供したいというのが最大の目標でした。一方で、そのタイムラグがどうしても出てしまう中で、サービス調整を含むスケジュールが課題だと気づきました。

「退院後のピークで不安な1週間を通り過ぎてからスケジュールを組んでいる今の状況は変えなければいけない」

ご家族様を待たせてしまわないよう、私たちの理念にもあるとおり、すぐにサービス提供できる・相談できる体制を整える必要性を感じていました。

今となってはCareMakerがあるので解決されていますが、手で頑張ってみんなで組んでいた時は全力を出していたけど大変で、感謝や優しい言葉を投げかけることで不安を解消するといった対応をとっていましたが、ご家族様のことを思うと、「早く来てほしい」という想いにどれだけ寄り添えるかが大事でした。

そう考えると、繰り返しになりますが、スケジュール課題の解決がとても重要でした。

ーー CareMaker導入前はどのようにその課題と向き合われていたんですか？

元々は使っていたカルテに搭載されているスケジュール機能を活用していました。人数が少ない時は、空きもいっぱいあったので問題なかったんですが、新しい利用者様のサービス調整が入った時に、いつ・誰が空いているのかが全く見えない状況において「どうやって予定を組めばいいのかな」と向き合う中で、紙やエクセルで切り出して、カルテと合わせながら管理していましたが、これも大変でした。

さらにサービス提供エリアが拡大していくにつれて、ルートの問題も発生してきました。

さらにスタッフの数も増えていく中で、エクセルの修正時間も夜中に4時間かかるのを毎日やり続ける状況。もう心身的にもきつく、「ソフトで解決してみよう」と思い至りました。

ーー CareMaker導入の経緯や理由を教えてください

私たちが求めてることは「シンプルであること」です。

複雑化すると自分の対応キャパシティを超え始める懸念があります。機能が多いからいいわけではない中で、その価値観に該当する課題解決に直結するサービスとしてCareMakerが最も良かったです。

まずはエクセル表のようにスケジュールが組めたり見れること。

どういうルートなのか、瞬時に把握できること。

時間幅が医療にも適していて、リハ・看護を分けて管理ができること。

こうした一見普通のように聞こえるかもしれないんですが、「ただ見てすぐわかる」これが実現できるシンプルなデザインで操作が楽そうなサービスが見当たらなかったんです。

他の週はいつ入っているか、あるいは空いているのか、リハも看護も職種跨いですぐにわかるなど、余計な情報はいらないと思っているので、シンプルであることを大事にした時にCareMakerが一番良かったです。

ーー CareMakerを運用するにあたって大変だったことはありますか？

私たちの成長ペースが早くて、CareMakerに登録されたスケジュールを全部変更しなければいけない場面がありました。時間をとって一気に対応しなければいけず、大変でした。

また、比較的医療が多いため、振替が生じやすい傾向があります。すぐにサービス調整したいという想いを叶えるにあたって、最初は時間かかってしまっていました。

あとは、今使ってるものから新しいものにするのは、やはり皆さんストレスも感じられるところが一定あります。それでも長い目で導入するのが良いと理解してもらうところも含めて、初動は慣れと理解を得るところに苦労した印象です。

ただ、振替率が高いのは特殊だとは思っていました。すでにみんな調整で大変ではありますが、それでも当たり前のようにサービスを提供していく理念からぶらさないためにも、「振替してでも来てほしいと思われるぐらいのサービス品質を保たないといけない」という想いがある中で、最初は苦労があってもCareMakerを使いこなす価値があるという前提は共有できていたと思います。

ーー CareMaker導入後に得られた効果（業務量の軽減など）はいかがですか

訪問に次行くまでのスピードは全スタッフが早くなっています。ルートが効率化されていたり、スマホ上でスケジュールをみると今の現在地から次の場所まで案内もしてくれる、このスムーズな体験がとても良いです。

あとはスケジュール調整する側も、双子の方の調整や同行設定、そしてドラッグアンドドロップでの調整など振替が多いからこそ大変な作業も、失敗したくないという不安がある中でも、十分期待を満たせています。

振替ステータスや定期か不定期かの識別もしやすく、みんなとシンプルにスケジュールを共有しあえるのも、本当に嬉しいです。

CareMakerを導入するまで深夜0時を越えていましたが、今はそれまでには帰りやすくなっています。訪問をして直行直帰でそのまま帰れるという環境を作れたのはすごいことです。

また、「次の私の予定はいつですか？」など先々の予定がわからないなど、スタッフから言われていることもありましたが、先々の見通しが立つようになり、これまで管理者1人が抱えていた調整のストレスは減ってると思いますね。

ーー 今後もCareMakerに期待することを教えてください

欲しいのは、例えば5月のゴールデンウィークの勤務相談があったとして、自分の予定を踏まえて、休みの希望申請ができて、その日の振替も瞬時にスタッフ自ら対応できると嬉しいですね。

今は管理者が確認をして、CareMakerを調整して共有するというフローになっているので、これができると、管理者の負担をもう少し減らせるので嬉しいなと思います。

あとは、いつ訪問したかを検索して発見しやすいようにしてほしいです。「初回訪問してから次回の訪問に繋がっていない場合に、前いつ訪問したのかな」というのを検索したい場面が意外とあるので、今は未来の予定を検索することはできるが、過去の予定を検索できないので、これができるともっと便利になると思います。

ーー CareMakerを導入検討しているお客様向けに一言いただけないでしょうか？

月5名以上の新規利用者のお問い合わせがあるような方は、エクセルでは明らかに不便になるため、絶対使った方が良いと思います。私が今まで関わってきた訪問看護ステーションでも、月5名を超える依頼がある場合は、そもそも手に負えるレベルではなくなるんです。

早めに導入した方が、ルート効率化にも結びつきますし、1件1件訪問時に、電カル見ながら住所を調べて訪問するみたいな手間も減りますし、スタッフも含む全員の業務コストが下がり、生産性が向上するのでおすすめします。

あと、本当に導入してから、突然の出来事に強くなります。今までですと対応不可能だったことが、誰がいつ空いているのか、調整を放置することなく、その場でタイムリーに調整が可能になるんです。

まだまだ空き時間が多かったり、利用者数が少ないうちは入れなくても良いと思いますが、ある程度の規模になってくると、大変なスケジュール調整業務から解放されると、便利なことが多いので、導入すると良いと思います。

ーー これからも業界に特化してるからこそ痒いところに手が届く体験にこだわって、とはいえ、シンプルな操作性を大事にしながら、改善を積み重ねていきたいと思います。本日は貴重なインタビュー機会をいただきありがとうございました！

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■ 訪問看護・訪問介護のスケジュール管理クラウド「CareMaker」

「CareMaker（ケアメーカー）」は、訪問看護・訪問介護に特化したAIによる自動作成機能を搭載した訪問スケジュール管理クラウドです。

訪問ルートや利用者とスタッフの相性・条件など、たくさんの条件を考慮してスケジュールを作成することに負担を感じていらっしゃいませんか？また、特定の管理者にしかスケジュール調整が務まらない属人化状態で、負担が偏っていませんか？

そんな時にCareMakerをぜひご検討ください！

CareMakerはルートと条件のマッチングを考慮してスケジュールを自動作成するAIを搭載していることはもちろん、日々生じる突発的な変更なども、まるでホワイトボードのような使い心地の圧倒的な操作性が現場で評価されています。

スケジュール管理に少しでも大変さを感じていらっしゃる企業様・管理者様は、ぜひCareMakerをご検討いただけると幸いです。

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