使いやすい操作性で、スケジュール調整コストを大幅に削減できました

『地域の「困った」を「ありがとう」に変える』を経営スローガンに掲げて、2014年から千葉県を中心に医療・介護・福祉・保育事業を展開しており、グループ企業を含む約100にのぼる事業所数は千葉県No.1(東京商工リサーチ調べ)。

特に在宅におけるワンストップサービスを強みとしている同社において、なぜCareMakerを導入する必要があったのでしょうか。

CareMaker導入の目的と効果について、医療・介護事業部部長の岩浪恭平氏にお話をお伺いいたしました。

伸びる事業所はスケジュール調整が優れている

——— 当初抱えていたスケジュール課題について教えてください。

複数店舗へと展開していく過程で、事業所ごとで稼働率にばらつきがあり、伸びる事業所とそうじゃない事業所が出てきました。調べると、その原因はスケジュールがうまく組めるかどうかがであることに気づきました。当時スケジュールは、パズルが得意な人や交渉が得意な人、そして土地勘に詳しい人など、要するに”その人のセンス”に頼っていた状況で、業務の標準化という課題が生じていました。

また、スケジュール調整自体にも工数がかかっていました。

最初にケアマネさんから条件を聞いて、シフトを見て、行ける人がいないかどうか空いている枠の目安をつける作業に時間に手間がかかります。さらに現場スタッフに訪問可能かどうか確認すると、「その時間はすでに別の利用者さんが入っています」と、最新のスケジュールが全体でリアルタイムに共有されていないことにより、急ぎ調整しなければいけないときに、サービスを受けられないという課題も顕在化していて、なるべく早く依頼を受けられる体制にしたいと考えていました。

CareMakerは現場に寄り添った体験が優れている

——— 当初スケジュール課題を解決するために企画していたことはありましたか？

自社で研修を行ったりして、綺麗にスケジュールを組める人の真似をしてみることで課題を解決しようと試みていたこともありましたし、他サービスの利用も検討しました。

ただ、前提条件や管理職より優れた提案ができるかどうかなども踏まえると、結局スプレッドシートやエクセルを使っての管理にならざるを得なかった状況でした。

——— そういった状況でCareMakerをご導入いただいた理由を教えてください。

正直お話をお伺いするまでは「この課題に取り組んでいたサービスがすでにある中で、本当に上手くできるのかな」と思っていたのを覚えています(笑)

そんな中、CareMakerが「より現場の正しい課題を把握していて、本質をついた体験を提供している」というのが感想であり、決め手でした。

管理職レベルの精度の提案ができるのかということに加えて、結局現場で使いこなせないと意味がありません。よって、現場に寄り添った体験や操作性などデザインを評価させていただきました。

従来のスケジュールを組む作業を90%削減できた

——— CareMaker導入後に得られた効果はいかがですか？

自動で候補をいくつか提案してくれるおかげで、90%の作業が必要なくなり、残り10%の選択、決定する作業をするだけなので、作成業務が楽になっています。

スプレッドシートの管理から解放されるため、毎月の調整作業自体の負担が小さくなったり、同時修正のミスがなくなったり、あとはステータスごとの利用者数なども一元管理されるようになるメリットも感じます。

特指示など緊急シーンへの対応ができ、本当に今困っている利用者に対してすぐに調整してサービス提供できるようになるのも良いことです。

CareMakerはパソコン操作が苦手な人でも使いやすい

——— CareMaker導入の懸念や不安はありましたか？

今はCareMakerしか使っていないですし、CareMakerしか使ったことがない管理者もいるぐらいです(笑)

特にパソコン操作が苦手な人でも使えている印象があります。使いやすさは現場ではとても大事です。スプレッドシートは関数を組める人しか使えない状況もありましたが、CareMakerは誰でも使えるので、業務の標準化にも貢献していると言えると思います。

どれぐらい浸透しているかということで、少しユーモアのある話をしたいんですが、先日CareMakerを使っている担当者と雑談していて「恋人とのマッチングと日程調整もCareMaker使えるといいですね」という冗談が出てくるぐらい、「調整と言えばCareMaker」が定着してきていますよ(笑)

——— 社内の雑談中にも話題になっているのはありがたいです(笑)

M&A・引き継ぎ後の動線整理にも役に立つ

——— 直近ですと、M&A後のCareMakerが活用できるというお話がありました。

当社はM&Aに力を入れていて、引き継ぎのタイミングでもスケジュールが大事になってきます。例えば、1日で事業所を中心に端から端まで移動しているなど、動線・稼働率が悪い現状があるためです。

実際当社の管理者が引き継ぎの際に、動線の整理を行った結果、スタッフが「前より移動時間が減って、楽になりました」という声が挙がっていたりもします。

一方で、引き継ぎ担当がその土地に詳しい人ではない場合に、導線の整理に苦労することもあるので、CareMakerがあることでスムーズに課題を解決できるのは嬉しいです。

スケジュールは企業にとって中枢的なサービスになる

——— 今後もCareMakerに期待することを教えてください。

事業所を跨いだ新規受付のオペレーション構築から実際の現場のスケジュール管理にかけて会社にとっての中枢的なサービスを担ってくれることを期待しています。

それにより、スケジュールを組むだけの管理職ではなく、スケジュール業務から解放してあげた結果、外部との連携やスタッフとのコミュニケーションなど、”地域にとってなくてはならない管理職”にしていきたいと考えています。

——— 稼働率の向上だけではなく、”利用者・スタッフ・地域のため”というお声が度々話題に挙がってくるところが本当に貴社の魅力です。

ITを駆使して業務軽減を行ったりと、管理者がちゃんとスタッフのマネジメントに時間を割けたり、本質的なケアを提供できる体制構築のためにも、引き続きCareMakerを活用していきたいと思います。