2024/04/30

スケジュール業務効率化 × 利用者の受け入れ効率化をセットで実現

福岡県北九州市にて、約35年前より診療所を運営されている医療法人の都留内科医院様。
本日は、自らの過去の病院勤務経験の中で感じた想いを踏まえて、5年前に同院に入職し訪問リハビリを立ち上げられた、訪問リハビリ部門管理者の都留 孝治氏に、CareMakerを導入された背景や導入効果について、詳細なお話をお伺いさせていただきました。

[1] 規模拡大を見据え、Excelでのスケジュール管理からの脱却を決意

——— CareMakerの導入前に抱えていた課題について教えてください。

5年前に私が立ち上げた訪問リハビリ部門が徐々に拡大する過程において、訪問スケジュール調整業務の負担を削減することを目的に導入を検討しました。

そもそもCareMakerを導入する前は、日々のスケジュールを全てエクセル上で管理しており、スタッフや利用者数の増加に伴い、日々の管理や調整に対する負担感を感じるようになっていました。具体的には、当時のExcelでは労務的な管理の目的もあり、訪問時間や移動時間などが算出できるように工夫するなど入念にシートを設計してはいました。

一方で、スタッフの急な休みの際の個別スケジュールの振替も含め、容易にドラッグ＆ドロップでスケジュールを動かしづらいなどの仕様上の問題点は多々あり、手動での調整にとても時間を費やしていました。

データとしての見える化は一定出来るようになったものの、拡大を見据えてさらに運用を効率化するには、内製にこだわるのではなくスケジュール調整に特化したツールを利用すべきなのではないかと感じるようになりました。

[2] 「使いやすさ・見やすさ」を重視した結果、CareMaker導入を決定

——— そういった課題を解決するためにCareMakerを導入いただきましたが、ご検討にあたって特に導入の決め手となったポイントをお聞かせ下さい。

実は他にもスケジュール調整に使えそうなサービスの検討はしましたが、「操作画面の見やすさ・使いやすさ」が特に決め手となり、CareMakerの導入を決定しました。

具体的には、操作画面のデザイン自体に古さがなく誰が見ても直感的に分かりやすく、ITリテラシーの有無などに関わらず理解しやすいと感じました。また、スタッフ目線ではスマホでも使いやすい点も好評でしたし、クラウドサービスなので情報が更新されるとすぐにスタッフのスマホに反映される点も、共有コストが下がるため、より業務効率化に繋がるだろうと感じました。

他にも、こちらの要望に対して柔軟な対応が期待できる点も好印象でした。

実際に導入後には、メモ機能や依頼管理機能のUI改善など、弊社が活用する上で感じた機能改善の要望に対して、柔軟に向き合って改善していただけた上にその改善までのスピード感も速く、一緒に取り組んでいく上で心強いと感じました。

[3] 導入後は業務が効率化できたことで、サービスの規模拡大を実現

——— CareMaker導入後に得られた効果はいかがですか？

メインの導入目的であった訪問スケジュール調整業務の負担削減に関しては、CareMakerを導入したことでExcel管理で感じていた負担感が大きく解消されました。

CareMakerの機能である、AIによる訪問スケジュールの自動提案の精度も高く、提案された候補の8割以上はそのまま決定出来ており考える手間が省けています。また、まだ完全な数値検証は出来ていないものの、訪問のキャンセル率の改善にも繋がっている実感もあります。

別観点では、新規のご利用者様における受け入れ対応についても、そのスピードが非常に速くなりました。

CareMakerを導入したことで、新規受け入れ時の依頼管理を始めとして最適な受け入れ日時の自動調整〜確定まで、一連の業務フローがCareMaker内で完結するため非常に効率的な運用が出来るようになったことが要因です。CareMakerといえばスケジュール管理のイメージですが、弊院では新規受け入れ時の依頼管理の機能も積極的に活用しているのは特徴的かと思います。

上記のいずれの側面でも、受け入れる利用者を拡大する中で以前の管理方法であれば業務が回せていなかったと思いますし、CareMakerを導入して業務効率化できたからこそ、受け入れる利用者を拡大することができているのは非常に大きな成果だと思っています。

——— 最後に、今後のCareMakerに期待することや活用方針などがあれば教えてください。

期待することは、更なる機能改善に向けたより一層の連携強化です。例えば、既に確定したスケジュールに対しても移動時間の見える化や改善提案が入ったり、スタッフ目線でのボタンのデザイン改善やスマホで利用できる機能の強化など、より良いシステムになる上で期待したいポイントはまだまだあると思っています。

そういった改善要望の反映はCareMaker社の強みかと思いますので、弊院としては引き続き遠慮せず積極的にお伝えさせていただき、今後もより強固な連携を進めていければと考えています。

なお、今後の活用方針としては、CareMakerで得られるデータを元にした分析を強化していこうと考えています。例えば、毎月のスタッフごとのキャンセル率を可視化し、対策を打った後にどう数値が変化したかを追うなど、CareMakerで取得したデータを元に組織としてのPDCAを回せる状態にしていきたいと考えています。

——— ありがとうございました！ご期待に沿えるような機能改善に努めて参りますので、今後ともどうぞよろしくお願い致します。