多機能・多事業所を展開するジェネラス様。訪問看護で取り組むスケジュールDXの取り組みで、約75%の業務時間を削減

公開日：2024/09/27

1998年（平成10年）に創業し、愛知県を中心に訪問看護や訪問介護、居宅介護支援、デイサービス、ナーシングホーム、グループホームなど多事業を合計42事業所と大規模に運営されている株式会社ジェネラス様。社員数も513名（令和6年4月1日現在）にまで拡大されており、規模が拡大する中でも従業員のライフステージや目指したいキャリアに合わせて働きやすい組織作りに力を入れていらっしゃる企業様です（リクルートサイト）。

今回は、同法人内でCareMakerをご活用いただいているステーションの1つである、訪問看護ステーション ほたるみどりで看護/リハビリそれぞれのスケジュールを管理されている小山様・川端様に、CareMakerを導入される前のスケジュール管理の課題や導入後の効果について、お話をお伺いさせていただきました。

[1] 従来のExcel管理では、作成・共有の両観点で負担が大きかった

——— CareMakerの導入前に抱えていた課題について教えてください。

スケジュールの作成・共有の両方にかける工数の削減が主要な課題でした。

元々はExcelを使ってスケジュール管理を行っていましたが、管理者がExcelでスケジュールを作成する→社内コミュニケーションツールのMCS内でスタッフにExcelファイルを共有するというフローで日々のスケジュール作成〜共有を行っていました。

作成の観点では、Excelは1シート1週間分での管理となるため、翌週分を作成するときはベースとなるシートをコピーして、そこから事前に把握している変更やキャンセルを反映したり、隔週や月1回など頻度が少ない方の訪問を追加・削除するなど、1週間分の予定を組む作業に大体2時間ぐらいは要していました。また、一度組んだとしてもほぼ毎日のように変更が生じてしまい、その度にExcelを手直ししたりルート調整を行ったりするため、トータルでスケジュール作成/調整に結構な負担がかかっていました。

共有の観点でも、上記のような作成や変更を行うたびにExcelファイルをスタッフに共有し、スタッフはファイルをダウンロードして確認→間違いがあれば指摘してまたExcelを修正・・ということを繰り返していたので、コミュニケーションコストが多かったです。

[2] Excelで2時間かかっていたスケジュール作成が、約75%削減の30分に。現場のスタッフからも好反応

——— CareMaker導入後に得られた効果はいかがですか？

導入後は、作成・共有ともにExcelからCareMakerに切り替えたことで、無駄な手間がなくなり業務が効率化できました。

作成の観点では、1週間のスケジュール作成に2時間かけていたところを、CareMaker導入後には約75%削減の30分以内で完了できるようになりました。

CareMakerで具体的に負担が減ったポイントとして、①毎週・隔週など利用者ごとに訪問頻度を指定すれば先々も含めてその通りに自動的にデータが複製され続ける点や、②入院などで休止になった利用者は休止期間を指定して自動でステータスが管理できる点、③年末年始やGWなど長期休みに伴う全体的な予定の組み替え時に自動でAIが組んでくれる点、④特指示が発行された際に14日分の訪問時間を自動提案してくれる点など、Excelで管理していた頃には人力で工数をかけていた作業の多くが、CareMakerにより自動化されました。

また、スタッフ目線でもCareMakerになってからは、自身が保有するタブレットでいつでも最新のスケジュールを確認することが出来るようになったので、これまでのようにExcelファイルを都度共有してダウンロードしてもらわなければならない手間がなくなりました。

訪問スケジュールの管理に特化したシステムなので、デザイン的にもExcelでこれまで作っていたシートに比べて見やすいという声がスタッフから上がってきており、導入後のネガティブな声は現状特に上がってきていないので安心しています。

今後ステーション内では、更に活用する機能を広げて評価訪問の管理や新規依頼の管理、また管理者だけでなくスタッフに権限を付与して皆で予定を管理していく体制を強化していくなど、CareMakerをもっと使いこなして更なる業務改善を行っていきたいです。

また、全社的には他ステーションでもCareMakerを既に導入していたり、これから導入するステーションもあるので、ステーション間でも知見をシェアしつつ一丸となって取り組んでいきます。

そして、CareMaker様にはこれまで週間スケジュール表の導入など、弊社から現場感を踏まえたアイデアを提供しつつ、何度も擦り合わせながら追加の機能開発をご一緒してきている部分もあり、今後もそういった形で密に連携しながら、看護/介護の現場にとってより良いサービスを一緒に作っていけたらと思っております。

——— 貴重なお話をお伺いさせていただきありがとうございました！今後ともご活用・ご指導のほど何卒よろしくお願い致します。