医療保険比率が高く、ケアの質とスタッフの働きやすさを大切にする為に生じるスケジュール調整の負担を、CareMakerで解消

公開日：2024/09/09

1990年の設立以降、関西各地域に全13のサービス拠点を設け、大阪府全域、関西エリアで地域に根ざした看護・リハビリテーションを提供されている株式会社メディケア・リハビリ様。

同社は、創業35年以上にわたり、有料老人ホームや訪問看護をはじめとする計7つの領域で介護と看護リハビリ事業の総合サービスを提供されている、ハートケアグループのグループ会社です。

今回は、同社のメディケア・リハビリ訪問看護ステーション 東大阪 管理者の鵜久森様と、スケジュール調整を担当されている佐々木様・廣瀬様に、CareMakerを導入される前のスケジュール管理の課題や導入後の効果について、お話をお伺いさせていただきました。

[1] ご利用者様に対するケアの質やスタッフの働きやすさを重視した結果、スケジュール調整業務が大きな負担に

——— CareMakerの導入前に抱えていた課題について教えてください。

とにかくスケジュール調整にかかる負担がとても大きく、それを解消することが逼迫した課題でした。

背景として、我々のステーションは医療保険比率が4割ほどあり、特指示や重症度が高いご利用者様も多いという特徴があります。

それ故に普段から複数の目で質の高いケアを行うことや、緊急対応時にどのスタッフでも対応ができることを担保するために、スケジュール調整においては担当制ではなく非担当制で毎回なるべく訪問するスタッフに偏りがないような調整を心がけています。

また、非担当制であることによって、スタッフ目線でも子育て世代も多い中で、チームでカバーしあえる働きやすい組織づくりに繋がると考えています。

このように、ご利用者様・スタッフ視点ではメリットが大きいものの、スケジュール調整者視点では非担当制であることによりスケジュール調整の大変さが大きく、スケジュール調整だけで日が暮れてしまいそうなことや、重症な方の受け入れが立て続くと夜中まで帰れず作業しなければならないことも度々ありました。

——— そういった課題に対して、解決策としてCareMakerを検討いただく中で、最終的に導入を決定いただいた決め手はありますか。

現場を理解した、痒い所に手が届く使いやすいサービスだと感じた点です。

CareMakerさんには元々我々と同じく訪問看護師をやられていた方など、現場経験を積んだ方も在籍されていらっしゃることもあり、お話させていただいた当初から現場のことを良く理解されているなと感じていました。

そのため、搭載されている機能が現場のニーズを細かく捉えられている物が多いなと思いますし、ITが得意ではない現場目線でも使いやすい・分かりやすいデザインになっている点が魅力的でした。

実際に導入してからも、例えばデザイン面もやはりExcelよりも視覚的に見やすくて管理がしやすくなりました。例えば利用者ごとの色分けがとても使いやすく、ルールとして緑色は予定変更の柔軟性が高い方、黄色はその日の中であれば時間変更が可能な方、赤色はその時間でないとケアが成り立たないため時間変動が出来ない方、オレンジ色は頻度が少ない方、青色は行政からの委託の方といった形で色分けをしながら管理をしておりますが、Excelよりもとても見やすく管理がしやすくなりました。

[2] ステーションが大事にしたい方針を守りつつ、課題であったスケジュール調整業務の負担が解消

——— CareMaker導入後に得られた効果はいかがですか？

導入後は、業務が効率化できたおかげでスケジュール調整にかかる負担が大きく減っています。

前提、我々の管理体制としては、スケジュール調整者の2名が週替わりでベースの訪問スケジュールを調整し、管理者が新規や特指示の受け入れ時間を主に調整する形で分業しています。

CareMaker導入後は、ベースのスケジュール調整の方は、これまで週に3時間ほど作業時間を設けていたにも関わらず終わりきらずに残業したり自宅に持ち帰ることも度々あったのですが、導入後は確保している時間内に着実に終わり、持ち帰ることは無くなりました。
これに関しては、AIによるシフト最適化（スケジュール自動調整）を活用することで、日々のスケジュールを我々が大事にしている「毎回の訪問スタッフに偏りがないこと」なども考慮しながら、当日の出勤やキャンセルを加味して最適なスケジュールAIが提示してくれることが非常に大きいです。

管理者の調整業務も、例えば特指示はAIが14日間の受け入れの候補時間を自動で提示してくれるため、指示がある度にマップを見ながら何時間もかけて考えていた手間が無くなってとても助けられています。

また、時間削減以外の観点だと、CareMakerは先々の予定含めて繰り返しでデータが登録されているので訪問の漏れが無くなったり、AIが組んでいるという点は人の感情が入っていないという意味で、スタッフたちの納得感的にも良い影響があると感じています。

今後は、まだ使いこなせていない機能やAIをより良く稼働させるための条件調整などを行いながら、さらにステーション全体でCareMakerの活用に力を入れていきたいと思います。

また、例えば週間でのスケジュール表を見やすくするなど、CareMakerさん側に伝えている機能要望もあるので、サービスとしてはそういった現場目線でのより良い改善が今後もなされていくことを益々期待しております。

——— 貴重なお話をお伺いさせていただきありがとうございました！今後ともご活用よろしくお願い致します。