AIによる自動化でスケジュール業務を改革中。医療依存度が高いご利用者様をより多く看るための、業務改革の考えとは

公開日：2024/07/24

1945年（昭和20年）の開設から約80年もの歴史を持つ 医療法人愛生館 小林記念病院を愛知県碧南市新川町で運営されている愛生館グループ様。

そんな愛生館グループ様が病院から在宅への連携を強化すべく、全国的にも早いタイミングで、1998年に「しんかわ訪問看護ステーション」を立ち上げ、医療介護の複合体としての基盤を整備していきました。

しんかわ訪問看護ステーションは、母体である小林記念病院をはじめ、地域の医療機関とも連携し、幅広いニーズに対応しています。24時間対応可能な体制であり、難病や末期がん、重度の褥瘡ケアなどターミナルや医療依存度の高い利用者の受け入れも積極的に行われている、まさにグループの使命・理念を体現された、地域の医療・介護を支える訪問看護ステーションです。

今回は、しんかわ訪問看護ステーションにてCareMakerを導入された背景や現状の導入効果について、お話をお伺いさせていただきました。

[1] スケジュール業務の属人化に起因する複数の問題を解消するため、CareMakerの導入を決意

——— CareMakerの導入前に抱えていた課題について教えてください。

根本的には、スケジュール作成業務が作成担当の1名に属人化していることが大きな課題感としてありました。

属人化してしまうことで、大きく2つの問題が生じていました。

1つ目は、スケジュール調整者の記憶に頼らざるを得ない調整方法によって、スケジュール調整に多くの時間を費やしていたことです。

前提として当ステーションでは、前述の通り医療依存度の高いご利用者様を受け入れているため、ご利用者様の状態をチームで広く把握しておく体制を心がけています。したがってスケジュール調整においては、なるべく複数名の看護師が毎回偏りなく順番に訪問できるようにするなど、方針に応じて工夫した調整を行うことが必要となります。

こういった点をスケジュール調整者が記憶に頼って細心の注意を払いながら、時間をかけて調整を行っていました。時間にして1週間分のスケジュール作成に5時間ぐらいはかけていたかと思います。これを解消したいと思ったのがまず大きな1つの理由です。

2つ目は、そういったある種の職人芸的な属人化した作業のため、担当者が不在の時に他スタッフではスケジュール業務をカバーしきれないことです。

それ以外のスタッフには到底スケジュールを調整することは難しく、調整者が体調不良などで不在になってしまった際に、訪問看護において事業の生命線であるスケジュール調整業務が滞りかねないリスクがあることに危機感を感じていました。

[2] AIによるスケジュールの自動作成で、業務負担が削減

——— CareMaker導入後に得られた効果はいかがですか？

現時点では、特に前述の問題1にあたる、スケジュール調整時間の削減に既に効果を感じています。

以前の調整者の記憶に頼ったやり方と比べて、CareMakerではAIによるスケジュール調整の自動化を使うことができ、毎回訪問する看護師を順番にローテーションすることや、利用者ごとに訪問にいける/いけないスタッフを考慮した調整も順調に自動化できています。

また、従来のExcelや紙ベースでの管理では常に手前の1週間分の予定までしか手元に無く、1週間分のスケジュールを作る際は、毎週Excelを複製して一から作り始める必要があったことも手間に感じていました。

一方で、CareMakerでは一度利用者ごとのサービス計画を登録してしまえば、先々も含めてそれに沿ったスケジュールが自動でCareMakerのカレンダー上にベースとして登録され続けるので、1週間分を作り始めるのがとてもラクになりました。

前述の通り、以前のやり方では1週間分のスケジュールを作成するのに約5時間かけていましたが、AIによる自動作成を使うことでおおよそ負担が半減ぐらいになっていたり、半月分をまとめて組めるようになったりといったような効果を体感としては感じています。より詳細な削減時間数は、今後数ヶ月をかけて正確に測って検証していく予定なので、更に具体的に可視化していきたいと思っています。

なお、今後はCareMakerの運用方法を標準化していくことで、前述の問題2にあたる業務の属人化もより解決していければと考えております。

——— 貴重なお話をお伺いさせていただきありがとうございました！今後ともご活用よろしくお願い致します。