CareMakerの導入で属人化が解消し、スタッフ全員がスケジュールを管理できる体制を実現

公開日：2024/07/02

”全ての人へ家に帰る選択肢を” という指針の元、全ての人が”家に帰りたい”と思ったときに、”家に帰る選択”をできるようにと、北は東北から南は沖縄まで、全国で訪問看護ステーションを多事業所展開されているウィルグループ様。

24時間365日のサービスで、ガンあるいはその他の終末期、様々な難病や障害をお持ちの方、こどもとそのご家族、一人暮らしの高齢の方や認知症の方など、家で暮らせないのでは？と思われている方が、家で暮らしたいときに暮らせる、そのための「看護」を提供されています。

また、ウィルグループが開発した「ウィルクラウド」は、在宅看護のアセスメントツールである「オマハシステム」を用いることでケアの量と質を定量的に可視化することができることでも有名で、現場視点を活かしたユニークなシステムベンダーの一面も持つ企業様です。

今回は、石川県にある機能強化型にも指定されている「ウィル訪問看護ステーション金沢」において、管理者の辻森様にCareMakerを導入される前のスケジュール管理の課題や導入後の効果について、お話をお伺いさせていただきました。

[1] 元々デジタルな管理方法であった中でもスケジュール課題は大きく、CareMakerを導入

——— CareMakerの導入前に抱えていた課題について教えてください。

端的に言うと、「スケジュール調整に時間がかかっていた」ことに集約されます。

時間がかかっていた要因は2点あります。

1点目は管理体制の問題で、元々はスケジュールを調整できるのが管理者と主任の2名のみと属人化している状態でした。というのも、訪問スケジュール調整は常にルート効率を考えることが必要であり、それには広い土地勘と経験がいるため、他のメンバーではカバーしきれなかったからです。

2点目は調整ツールの問題で、元々はGoogleカレンダーでスケジュール管理を行っていました。Googleカレンダーはもちろん訪問スケジュール管理に特化している訳ではないので、担当者を変更する際の操作に手間がかかる、訪問間の移動時間を考慮して調整できない、スタッフの勤務を踏まえたスケジュール管理がしづらいなどの難点がありました。

[2] CareMakerの導入により、スケジュール管理業務の属人化を解消

——— CareMaker導入後に得られた効果はいかがですか？

スケジュール管理の属人化が解消され、約10名のスタッフ全員がCareMakerでスケジュールの管理・調整を行えるようになりました。結果としてこれまでに比べてスケジュール調整に割く時間も改善できていると感じています。

属人化が解消できたのは、CareMakerではスケジュールを調整しようとした際、利用者の住所情報を元に前後の訪問間の移動時間が分かるような仕様になっているため、全利用者の住所情報を正確に把握していなかったとしても、効率の良いルートが作れるようになった事が主な要因です。

また、CareMakerでは予定を簡単なドラッグ&ドロップ操作で担当変更できたり、スケジュールと連動した勤務表が搭載されているために勤務表とスケジュールを一元管理しながしながら調整ができたり、予定変更の連絡ができていない利用者に色をつけて忘れないようにしておけたりなど、Googleカレンダーにはない訪問スケジュール管理に特化したサービスならではの良さも相まって、スケジュール管理業務の標準化及び時間削減に繋がりました。

——— その他、CareMakerを導入して良かったことや、今後のCareMakerに期待することがあれば教えてください。

導入後にも頻繁に機能のアップデートがされている印象がありますが、それによって便利な機能がどんどん増えている点はありがたいと感じています。

例えば、弊社はグループとして24時間対応を掲げておりオンコールにも対応していますが、勤務表を作る際にオンコールの数をこれまで目視でカウントしていたところを集計できるように改善していただいたり、予定の変更作業も複数ある時にその操作を減らしてより短時間で変更できるようにする機能改善など、ステーションの要望を聞きながら日々改善を行っていただけている点がとても助かっております。

今後期待することも同じで、他にも機能要望は定期的に上げさせて貰っておりまだ検討中のものもありますが、事業を運営している中で課題が尽きることはないので、これからもステーションの要望に応じたスムーズな機能改修に、引き続きとても期待しております。

——— 貴重なお話をお伺いさせていただきありがとうございました！今後ともご活用よろしくお願い致します。