アナログな紙管理からデジタル化。90%のスケジュール業務時間を削減

公開日：2024/06/24

三重県で訪問介護ステーションやショートステイセンター、宅老所など、高齢者の方から障がい者の方まで幅広く介護が必要な方をサポートできる各種介護保険事業を運営されていらっしゃる、NPO法人つどい サービス提供責任者の向井様に、CareMakerを導入された背景や導入効果について、詳細なお話をお伺いさせていただきました。

[1] 紙でのスケジュール業務を改革すべく、CareMaker導入を決意

——— CareMakerの導入前に抱えていた課題について教えてください。

紙でのスケジュール作成によって「作成に時間がかかっていたこと」と「手書き変更が見づらく訪問漏れが発生していたこと」に課題感を感じていました。

以前は、ヘルパーの休みを考慮し、前週のシフトと提供表を確認しながら白紙の状態から紙に手書きで記載してスケジュールを組んでいました。そのためスケジュールは1週間ずつ作るのが精一杯で、業務時間外で残業をして作成することも多々あり、業務上の負担となっていました。

特にこの数年は新型コロナウイルスなどが蔓延したこともあり、ヘルパーの急な休みが増えていたため、1週間分作成したらそのうち3,4日分はヘルパーの休みによって変更作業が発生してしまうケースもありました。
ヘルパーが1人休むと、その他3名ほどのヘルパーの訪問予定に影響してきます。そこを考えながら振替を行うと、1日あたり30分以上修正に時間がかかるため、調整作業に負担感を感じていました。

また、変更のたびに手書きで書き足したり消したりするため、シフト表がぐちゃぐちゃになり、変更箇所が分かりづらく訪問漏れしてしまうことも度々発生していました。
訪問漏れを防ぐために、変更箇所を余白にメモしたりチェックを重ねるといった作業がどんどん増えていき、さらに作成時間が長くなるという悪循環に陥っていました。

そんな時に理事長が新聞にてCareMakerが掲載されているのを拝見し、課題解決に繋がるのではないかと考え、導入を決めました。
導入を進める中では、元々紙での管理だったこともあり、CareMakerを利用する為に情報をデータ化して登録することはやはり大変な部分はありました。
ただ、CareMakerの担当者さんが登録を一部代行して進めてくださったり、操作マニュアルを用意してくださっていたため、何とか無事に導入を進めることができました。

[2] AIを使い、1週間のスケジュール作成業務が90%程度時間削減

——— CareMaker導入後に得られた効果はいかがですか？

最も大きい効果として、これまで長ければ3,4日かけていた1週間分のスケジュール作成業務が、たったの1-2時間（約90%）で作成できるようにまで大幅に業務を改善できました。

元々がアナログな紙管理だったこともあり、今回の業務改善に至るまでには、大きく2段階に分けて導入を進めていきました。

第1段階は「手動運用期」で、元々紙で管理していたスケジュールをCareMakerに代替してクラウド管理・CareMaker内での手動調整ができるようになることを目指しました。
それだけでも、従来の紙と違ってサービス計画に基づいたベースのスケジュールが先々まで繰り返し登録されていることや、ドラッグ＆ドロップで簡単に予定を変更できるなど、業務が短縮し、3,4日かけていた1週間分のスケジュール作成業務が半日〜1日ぐらいに短縮できました。
また、紙での管理の際は、変更が発生する度に手書きで消して書いてを繰り返していましたが、CareMakerは見やすくデータで管理ができるため、手書きのようなスケジュール表の汚なさも解消されて、訪問漏れの抑制にも効果的でした。

第2段階は「自動運用期」で、1週間分のスケジュールを組む際にAIがスケジュールを自動で最適化してくれる、「シフト最適化機能」を活用できるよう、更なる活用を進めました。
AIに最適化させるために、利用者ごとに担当できるスタッフなど条件設定をする必要はありましたが、CareMakerの担当者さんの協力の元で設定を正しく行った結果、1週間分のスケジュール作成業務が最終的には1-2時間で作成できるまでの結果を得ることができました。

また、このシフト最適化機能を活用すれば、一度スケジュールを組んで後に急なスタッフの休みが発生した際にも、訪問を出勤しているスタッフに割り当て直すということも簡単にできるため、急なシフト修正も数分で対応できるようになり、大きく負担感が減りました。

このようにCareMaker導入により、課題であったスケジュール作成業務時間の削減や、訪問漏れの改善を実現することができました。
私自身としても、スケジュール作成を業務時間内で終えることができるようになったことで、プライベートに余裕を持つことができるようになったので、個人的にもとても有り難く思っています。

——— 大幅な業務改善に寄与できて大変嬉しく思います。最後に、今後のCareMakerに期待することがあれば教えてください。

CareMakerさんは我々導入企業側から上がった要望への対応が速く、今後もそういったスピード感ある改善に期待しております。弊法人からお願いしていた要望に関しても、スムーズ対応いただいてりました。
今後はたとえば、サービス提供表をCareMaker上で管理できるようになるとより嬉しいなと思っております。提供表とシフトを突き合わせる業務が軽減するので、そういった改善をはじめ、CareMakerさんなら事業所にとって痒い所に手が届くような、現場目線でのシステムづくりを更に進めてくださることを期待しています。

——— 貴重なお話をお伺いさせていただきありがとうございました！今後ともご活用よろしくお願い致します。