スタッフ数・利用者数ともに多い中、Excel管理で感じた業務の負担感をCareMaker導入によりスムーズに解消

公開日：2024/06/24

北海道札幌市全域で訪問看護と訪問リハビリを提供されている、みいな訪問看護リハビリステーション様。看護・リハビリ合わせてスタッフ数は計25名・利用者数は300名弱という、1ステーションとしては比較的大規模にサービス展開展開されている事業者様です。

同ステーションは、看護・リハビリの職種間連携の強みや、通常のケアから精神疾患やターミナルケアまで幅広くマルチなサービス提供を特徴とされております。

今回は、CareMakerを導入された背景や導入効果について、課長の川村様と所長の池田様にお話をお伺いさせていただきました。

[1] Excel管理による課題を解消するため、CareMakerを導入

——— CareMakerの導入目的や当時の課題について教えてください。

元々Excelでスケジュールを管理していたことにより、調整や共有の手間が発生していたことに課題を感じておりました。

調整の観点では、Excelはどうしてもパソコンでないと操作しづらく、ちょっとした調整でも事業所に帰ってからでないと操作がしづらい点に煩わしさを感じていました。そして作成するときは、毎回シートを複製するところから初めて修正していく作業に時間がかかるのと、その過程でスケジュールに漏れがないかを常に心配していました。実際、訪問漏れが生じてしまいそうになりヒヤッとすることも度々ありました。

また、弊社はリハビリの訪問も看護の訪問と同程度ぐらいあり、アセスメント訪問が60件ぐらいはあるため、毎回の調整を都度マップで住所を調べながら調整を行う負担感も大きかったです。

共有の観点では、弊社は直行直帰をするスタッフが多い中で、それまでは作ったExcelをGoogleドライブにアップして共有していましたが、毎回ダウンロードしないといけない手間や、複数人で管理している中で別の人が古いファイルに加筆してアップロードしてしまうなどのミスも起きていました。

[2] CareMakerの導入後、課題であった調整・共有の両面で業務負担が削減

——— CareMaker導入後に得られた効果はいかがですか？

課題であった調整・共有ともに、従来よりも業務負担が削減できていると実感しています。

CareMakerは訪問スケジュール管理に特化したサービスのため、サービス計画に沿ったベースの予定を先々まで含めて自動で登録し続けてくれる仕様が有り難く、おかげでExcelの時に手間に感じていた複製や変更の作業が短縮できたり、訪問頻度が違う中でも訪問漏れの心配なく管理ができるようになりました。

また、弊社は訪問を基本的には担当制で行っていることもあり、CareMakerの導入後はスタッフに編集権限を付与し、自分の予定を自分で管理してもらう体制を作ることができています。CareMakerはパソコンだけでなくタブレットやスマートフォンでも操作できるので、訪問先や移動時にでも操作ができる点は有り難く感じております。

また、アセスメント訪問についてもルートを加味しながら調整・管理できる機能が存在しているため、より管理がしやすくなったと思います。

今後は、スケジュール単体だけでなく電子カルテとの連携が進むと、より一層の業務負担の削減に繋がり大変有難いです。

——— 貴重なお話をお伺いさせていただきありがとうございました！今後ともご活用よろしくお願い致します。